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Odeis Store 3.1 – Gestion familles/sous-familles & refonte des SAV

La version 3.1 fait évoluer la gestion de vos références et de vos SAV pour vous offrir des données plus standardisées, complètes et faciles à exploiter.

Nous avons intégré une nouvelle nomenclature ODEIS des familles et sous-familles, construite à partir des référentiels de France éclat et GS1. Chaque référence sera désormais associée à une sous-famille afin de bénéficier d’une classification homogène reposant sur les terminologies officielles de la profession.

Les référentiels liés aux métaux (natures et couleurs) et aux pierres (natures, formes et couleurs) ont également été enrichis et harmonisés pour vous proposer des choix plus complets et cohérents.

Enfin, la gestion des SAV a été entièrement repensée pour vous accompagner plus simplement à chaque étape, de la création du devis jusqu’à la facturation finale. Son fonctionnement reprend les principes déjà utilisés pour les commandes et réservations clients, afin de vous garantir une prise en main rapide et intuitive.

Pour simplifier vos recherches d’articles et vous offrir une meilleure visibilité sur le suivi de votre activité, il est essentiel que chaque référence de votre magasin soit correctement classifiée.

Jusqu’à présent, cette classification reposait sur les types suivants : BIJOU, HORLOGERIE, MONTRE, JOAILLERIE, FANTAISIE, ACCESSOIRE et AUTRE. Ces informations sont bien entendu conservées afin d’assurer une transition progressive vers la nouvelle classification.

Une nomenclature plus précise

La nouvelle nomenclature Familles / Sous-familles permet de décrire vos articles de manière beaucoup plus précise. Elle s’organise autour de 7 grandes familles, chacune regroupant différentes sous-familles permettant d’identifier précisément la nature de vos articles :

Elle a été conçue en cohérence avec les référentiels officiels de la profession, notamment ceux de France Éclat et GS1. En passant votre curseur sur la famille sélectionnée, vous y retrouverez les correspondances avec ces référentiels.

Une sous-famille pour chaque référence

Depuis la fiche référence ou directement lors d’une entrée de marchandises, vous pourrez associer une sous-famille à chaque référence de votre magasin. Vous pourrez ainsi identifier précisément le type d’article concerné : bague, collier, montre connectée, etc.

Pour retrouver rapidement la bonne sous-famille, deux modes de recherche sont disponibles : vous pouvez parcourir l’arborescence des familles et sous-familles ou effectuer une recherche directe par mots-clés.

Des « métaux » aux « matières »

Jusqu’à présent appelé « Métaux », ce référentiel évolue et devient « Matières » afin de couvrir un éventail plus large de matériaux utilisés dans vos articles.

En complément des différents métaux, vous pourrez désormais y retrouver d’autres matières telles que le cuir, le bois, et bien d’autres.
Le terme « Matière » remplacera ainsi progressivement celui de « Métal » dans Odeis Store.

Plus de choix pour vos pierres

Le référentiel des natures de pierres a également été largement enrichi et compte désormais plus d’une centaine de possibilités.
De nouvelles formes de pierres viennent également compléter la liste existante afin de décrire vos articles avec davantage de précision.

Des couleurs harmonisées

Enfin, les palettes de couleurs des matières et des pierres ont été normalisées et complétées pour vous proposer des choix plus cohérents et homogènes.

Une attention particulière peut être nécessaire concernant la couleur des métaux : cette information étant auparavant renseignée sous forme de texte libre, Odeis Store pourra vous demander de sélectionner à nouveau la couleur correspondante parmi les nouvelles valeurs proposées.

Deux façons de créer un SAV

Vous souhaitez créer un SAV pour un client ? Selon vos habitudes de travail, vous pouvez démarrer la saisie depuis deux endroits dans Odeis Store.

– Si vous travaillez principalement depuis l’écran de vente, rendez-vous dans Ventes > Saisie, puis cliquez sur Nouvelle saisie (+) > Saisir un SAV.

– Si vous avez plutôt l’habitude de travailler depuis la gestion des SAV, rendez-vous dans Autres services > SAV, puis cliquez simplement sur Ajouter.

Une saisie guidée en 2 étapes

Quel que soit le point d’entrée choisi, la création du SAV est ensuite identique. Odeis Store vous accompagne à travers deux étapes.

– Etape N°1 : Description

– Etape N°2 : Validation

Une fois ces éléments renseignés, vous pouvez valider votre SAV et imprimer la fiche SAV à remettre au client et/ou à conserver pour votre suivi.

La gestion et le suivi de vos SAV s’effectuent depuis le menu Autres services > SAV.

Depuis cet écran, vous retrouvez l’ensemble de vos SAV et pouvez facilement les filtrer selon différents critères : état, client, date, etc.

Le nouveau parcours vous accompagne ensuite tout au long du traitement du SAV, de la validation du devis par le client jusqu’à la restitution de l’article et sa facturation.

Etape 1 : Confirmation du client.

Cette première étape correspond à la présentation du devis au client et à l’attente de sa décision.
Vous pouvez imprimer le devis depuis cette étape, puis indiquer la réponse du client en acceptant ou refusant le devis.

Lorsque le devis est accepté, validez cette étape pour passer à la suivante.

Etape 2 : SAV en cours

Le SAV passe alors à l’état En cours. Cette étape correspond à la période durant laquelle l’article est pris en charge par l’atelier pour effectuer la réparation.
Une fois la réparation terminée, validez l’étape 2, puis cliquez sur Notifier le client pour l’informer que son article est disponible.

Selon vos abonnements et services disponibles, cette notification peut être envoyée par e-mail ou par SMS.

Etape 3 : Délivrer au client

L’article est réparé et votre client vient le récupérer. Il ne reste plus qu’à enregistrer son retrait et procéder à la facturation.
Comme lors de la création du SAV, deux parcours sont possibles selon vos habitudes de travail :

– Depuis l’écran de vente
Utilisez le bouton Recherche d’articles / SAV / prestations pour retrouver le SAV à facturer.
La date de retrait sera automatiquement renseignée avec la date de la session en cours. En revanche, ce parcours ne permet pas de prendre une photo de l’article au moment de sa restitution.

– gestion des SAV – méthode conseillée

Depuis Autres services > SAV, cliquez sur le SAV à l’état Disponible. Il s’ouvre directement sur l’étape 3 – Délivrer au client.
Vous pouvez alors :

prendre une photo « Après » de l’article afin de conserver une trace de son état lors de la restitution ;
renseigner la date de retrait ;
cliquer sur Facturer, puis suivre le parcours habituel pour procéder au règlement.